Column Martijn Verspeek - Digitaal met een glimlach

Zeven jaar geleden had ik thuis niet eens een computer. Digitalisering? Dat was een ver-van-mijn-bedshow. Maar in mijn bedrijf zag ik al snel het belang ervan. Dus ben ik me erin gaan verdiepen. Stap voor stap hebben we processen gedigitaliseerd, papierwerk en foto’s opgeslagen en met Syntess-software onze bedrijfsvoering naar een hoger niveau getild. Inmiddels werken we met dertig mensen en levert digitalisering niet alleen meer werkplezier en passie op, maar vooral ook efficiëntie en resultaat.

“Postzegels zijn duur, dus zijn we met Syntess een sms-service gestart”

Geen chaos

Een simpel voorbeeld: tijdens de coronacrisis verkochten we veel warmtepompen. Ze waren nog niet leverbaar, maar wel te bestellen op ordernummer. Een jaar later kwamen ze binnen, precies zoals we hadden geregistreerd. We hadden er 700 verkocht. Door digitalisering konden we ze keurig in de juiste volgorde installeren. Zonder dat systeem was het een chaos geworden. Ook onze serviceafdeling profiteert van de digitalisering. Monteurs hebben in hun bus allerlei grote en kleine onderdelen liggen, maar vroeger was het een gok of het juiste onderdeel er ook daadwerkelijk bij lag. Een ventilator? Even de bus doorzoeken en erachter komen dat hij er toch niet is. Sorry mevrouw, ik moet even naar een collega en daarna misschien naar de groothandel. Uren onderweg voor één onderdeel, dat kun je niet altijd doorberekenen. En de klant? Die moest wachten.

De praktijk

Tegenwoordig komt alles samen in de Syntess-software. Monteurs zien via hun telefoon direct of een onderdeel in de bus ligt. Zo ja? Meteen monteren. Zo nee? Dan direct naar Rensa. Geen verspilde uren meer, geen discussies over tijd. En belangrijker: monteurs willen gewoon een ketel maken, niet uren zoeken naar een schroefje. Digitalisering helpt ze daarbij. En dan de onderhoudsafspraken. We stuurden klanten altijd twee maanden van tevoren een e-mail. Toch stonden we regelmatig voor een dichte deur. ‘Oh, vergeten!’ Frustrerend. Dus we zijn gaan prakkiseren: wat nu? Postzegels zijn duur, dus we zijn met Syntess een sms-service gestart. Drie dagen van tevoren krijgen klanten een herinnering en een kwartier voordat we er zijn een vrolijke boodschap: ‘Onze goede gast Fons is onderweg, zet de koffie maar klaar en leg er een ‘kuukske’ naast.’ Wanneer we aankomen doen de mensen de deur met een glimlach open. En het koekje of zelfs een gebakken eitje liggen klaar. Dat is goud. AI is onze volgende stap. Ik gebruik het al op mijn Samsung. Een object op de foto, drie seconden vasthouden en voilà: het object is bekend en daarmee ook heel snel de storing. Digitalisering saai? Helemaal niet. Het zorgt ervoor dat wij ons werk met nóg meer plezier en passie kunnen doen.

Martijn Verspeek noemt zichzelf aanvoerder bij Installatiebedrijf Verspeek in Valkenswaard